Η Οδηγία 2014/55 της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις, χρησιμοποιεί τον όρο «ηλεκτρονικό τιμολόγιο» και το χαρακτηρίζει ως «τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε δομημένη ηλεκτρονική μορφή που επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία».
Υπάρχουν, λοιπόν, δύο βασικές πτυχές σε ένα ψηφιακό τιμολόγιο: η ψηφιακή αποτύπωση και η οπτική απεικόνιση. Η πρώτη επιτρέπει σε έναν υπολογιστή να επεξεργαστεί τις πληροφορίες που περιέχονται υπό τη μορφή δεδομένων σε κάποιο αρχείο, ενώ η δεύτερη, τα δεδομένα αυτά να απεικονίζονται σε μορφή αναγνώσιμη από άνθρωπο.
Ψηφιακή αποτύπωση
Τα παραστατικά αποθηκεύονται σε διάφορες μορφές, ώστε να είναι επεξεργάσιμα άμεσα ή έμμεσα από υπολογιστή, ενώ τις περισσότερες φορές δεν είναι δυνατό να είναι αναγνώσιμα από άνθρωπο:
- Μη δομημένα δεδομένα: Τα υπολογιστικά συστήματα δε μπορούν να προσπελάσουν αυτόματα τα δεδομένα των αρχείων. Σε αυτά περιλαμβάνονται υπολογιστικά φύλλα, αρχεία επεξεργαστή κειμένου, αρχεία html, αρχεία εικόνας.
- Δομημένα δεδομένα: Τα δεδομένα μπορούν να διαβαστούν αυτόματα (από το αρχείο) από τα συστήματα υπολογιστών. Σε αυτά περιλαμβάνονται τυποποιημένες μορφές, δηλαδή αρχεία δεδομένων βασισμένα στις κοινά δημοσιευμένες προδιαγραφές EN 16931, UBL, CII, EDIFACT κ.λπ., καθώς και μη τυποποιημένα δεδομένα, δηλαδή εσωτερικά αρχεία δεδομένων των οποίων η δομή δεν ακολουθεί δημόσιες κοινές προδιαγραφές.
Οπτική αποτύπωση
Σκοπός των συγκεκριμένων αρχείων είναι η οπτικοποίηση του περιεχομένου, ώστε αυτό να είναι αναγνώσιμο και επεξεργάσιμο από άνθρωπο. Σε αυτές περιλαμβάνονται οι παρακάτω μορφές αρχείων:
- PDF: Format ψηφιακού εγγράφου (κοινή μορφή σε επισυνάψεις μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).
- jpg, png, gif: Συνήθεις μορφές εικόνας.
- TIF: Κοινή μορφή αρχείου εικόνας σε λύσεις σάρωσης.
Τα τιμολόγια που συμμορφώνονται με το ευρωπαϊκό πρότυπο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης πρέπει να ακολουθούν πάντα μια τυποποιημένη μορφή, δηλαδή όλα τα δεδομένα του τιμολογίου να αποθηκεύονται σε μορφή δομημένων δεδομένων.
Ένα δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο περιέχει δεδομένα (από τον προμηθευτή) σε μορφή αναγνώσιμη από λογισμικό, η οποία μπορεί να εισαχθεί αυτομάτως στο σύστημα Πληρωτέου Λογαριασμού (Account Payable – AP) του αγοραστή χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη είσοδος ή επεξεργασία.
Όταν συγκρίνουμε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια με τα χάρτινα, είναι χρήσιμο να γνωρίζουμε ότι τα τιμολόγια χαρτιού έχουν τρία χαρακτηριστικά. Πιο συγκεκριμένα, τα χάρτινα τιμολόγια:
- περιέχουν στοιχεία όπως ποσά, περιγραφές και ποσότητες,
- παρουσιάζουν αυτά τα δεδομένα σε οπτική μορφή για να μπορούν να διαβαστούν από άνθρωπο και τέλος,
- λόγω της φυσικής τους μορφής, διαχειρίζονται και ανταλλάσσονται με το χέρι.
Τα ψηφιακά αρχεία εικόνας, τα αρχεία pdf και οι άλλες ψηφιακές μορφές οπτικής απεικόνισης τιμολογίων, απαλλάσσουν τις επιχειρήσεις από το χαρτί και επιτρέπουν τη διαχείριση και την αρχειοθέτηση των τιμολογίων με πιο αποτελεσματικό τρόπο απ’ ότι οι παραδοσιακές μέθοδοι τιμολόγησης. Ωστόσο, οι μορφές αυτές απαιτούν την ανάγνωση του τιμολογίου από άνθρωπο και μόνον, καθώς και τη χειροκίνητη εισαγωγή και επεξεργασία στα συστήματα AP/ERP.
Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια αντιθέτως, χάρη στη δομημένη μορφή στην οποία διατηρούν τα δεδομένα των παραστατικών, επιτρέπουν την άμεση εισαγωγή τους σε συστήματα AP/ERP μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας. Η οπτική απεικόνιση των δεδομένων των παραστατικών, ενώ δεν είναι ο βασικός στόχος της ψηφιακής αποτύπωσης των τιμολογίων, καθώς οι μορφές αυτές χρησιμοποιούνται για machine to machine επικοινωνία, είναι δυνατή και οι περισσότερες σύγχρονες εφαρμογές Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης προβλέπουν στη λειτουργία τους εκτός από οπτική απεικόνιση online, λειτουργίες μεταφόρτωσης σε pdf ή φυσική εκτύπωση των παραστατικών.
Μια αναγνώσιμη -από τον άνθρωπο- εκδοχή του τιμολογίου μπορεί να δημιουργηθεί για λόγους ανάγνωσης και να περιλαμβάνεται μέσα στο δομημένο μήνυμα, αλλά δεν θεωρείται μέρος του ίδιου του τιμολογίου.
Τα e-Invoices λοιπόν δεν είναι:
- Τιμολόγια σε αρχεία μη δομημένων δεδομένων (που εκδίδονται σε μορφή pdf ή Word)
- Εικόνες τιμολογίων σε μορφή αρχείων εικόνας (.jpg, .tiff κτλ.)
- Τιμολόγια σε μη δομημένη μορφή (.html σε μια ιστοσελίδα ή σε ένα e-mail)
- OCR (τιμολόγια από σάρωση χαρτιού)
- Τιμολόγια από χαρτί που αποστέλλονται ως εικόνα μέσω φαξ.
Η χρήση της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης απαιτεί δύο βασικές λειτουργίες:
- Το e-Invoice πρέπει να δημιουργηθεί με τυποποιημένη δομή.
- Το e-Invoice πρέπει να μεταφερθεί από το σύστημα του εκδότη στο σύστημα του λήπτη.