Ο όρος EDI περιλαμβάνει ολόκληρη τη διαδικασία Ηλεκτρονικής Ανταλλαγής Δεδομένων μεταξύ δύο οντοτήτων, συμπεριλαμβανομένης της μετάδοσης, της ροής μηνυμάτων, της μορφής των εγγράφων και του λογισμικού που χρησιμοποιείται για την ερμηνεία των δεδομένων.

Επειδή τα έγγραφα EDI πρέπει να υποβάλλονται σε επεξεργασία από υπολογιστές και όχι από ανθρώπους, και μάλιστα από διαφορετικές μεταξύ τους υλοποιήσεις, θα πρέπει να χρησιμοποιείται μια τυποποιημένη μορφή ώστε ο υπολογιστής να μπορεί να «διαβάζει» και να κατανοεί τα δεδομένα που περιέχουν τα ψηφιακά έγγραφα ανεξαρτήτως λογισμικού, δικτύωσης, λειτουργικών συστημάτων, τερματικών που συμμετέχουν στην όλη διαδικασία κλπ.

Έτσι, μια τυποποιημένη μορφή εγγράφου EDI περιγράφει τι ακριβώς αναπαριστά κάθε πληροφορία με δομημένο τρόπο και σε ποια μορφή.

Χωρίς ένα τυποποιημένο και κοινά αποδεκτό format, κάθε εταιρεία θα αποστέλλει έγγραφα χρησιμοποιώντας τη δική της εταιρική μορφή, με αποτέλεσμα το λογισμικό του παραλήπτη να αδυνατεί να κατανοήσει το έγγραφο του αποστολέα.

Επομένως, τα πρότυπα του EDI που περιγράφουν την αυστηρή μορφή των ηλεκτρονικών εγγράφων, έχουν σχεδιαστεί προκειμένου να μην εξαρτώνται από τις τεχνολογίες επικοινωνίας και του λογισμικού που χρησιμοποιούνται, ενώ η μετάδοση των δεδομένων EDI μπορεί να πραγματοποιηθεί χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε προσυμφωνημένη μεθοδολογία, όπως modem, FTP, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, HTTP, AS2 κλπ.

Η διάχυση του Internet στις σύγχρονες επιχειρήσεις, είχε ως αποτέλεσμα να προκύψουν πολλά νέα πρότυπα. Το 2002, το Internet Engineering Task Force (IETF) δημοσίευσε το πρότυπο RFC 3335, προσφέροντας μια τυποποιημένη και ασφαλή μέθοδο μεταφοράς δεδομένων EDI μέσω e-mail.

Το 2005, μια ομάδα εργασίας του IETF επικύρωσε το RFC4130, δημιουργώντας το EDIINT (Electronic Data Interchange – Internet Integration), ενώ το IETF έχει δημοσιεύσει ένα παρόμοιο πρότυπο RFC για μεταφορές μέσω FTP. Επιπροσθέτως, το EDI μέσω υπηρεσιών διαδικτύου (π.χ. AS4) έχει επίσης τυποποιηθεί από τον οργανισμό προτύπων OASIS. Ενώ πολλοί έχουν μεταφέρει την επικοινωνία μέσω EDI σε αυτά τα νεότερα πρωτόκολλα, παραμένουν ενεργά πολλά από τα πιο παλιά.

Για κάθε ένα από τα προηγούμενα πρότυπα υπάρχουν πολλές διαφορετικές εκδόσεις. Είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι όταν δύο επιχειρήσεις αποφασίζουν να ανταλλάξουν έγγραφα EDI, θα πρέπει να συμφωνήσουν σχετικά με το συγκεκριμένο πρότυπο EDI, το οποίο θα χρησιμοποιούν για την ανταλλαγή των δεδομένων, καθώς και το κανάλι επικοινωνίας μέσω του οποίου θα είναι αυτή εφικτή.

Καθώς μία επιχείρηση ενδέχεται να απαιτεί διαφορετικές υλοποιήσεις EDI με τους εμπορικούς της εταίρους ή να έχει επιλέξει συγκεκριμένο πρότυπο και κανάλια επικοινωνίας για τις εσωτερικές της διαδικασίες, είναι συνήθης η πρακτική να προχωρούν οι επιχειρήσεις σε Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Δεδομένων με τους διάφορους πελάτες/προμηθευτές τους, μέσω ενός παρόχου υπηρεσιών EDI. Ο πάροχος αναλαμβάνει τη μετάφραση του μορφότυπου  που χρησιμοποιεί ο χρήστης της υπηρεσίας, σε αυτό που επιθυμεί ο συναλλασσόμενος και να παραδίδει στον καθένα τα έγγραφα μέσω του καναλιού που προτιμούν, απαλλάσσοντάς τους από τις τεχνικές απαιτήσεις και δυσκολίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των επιθυμητών machine to machine διασυνδέσεων.

Το πρότυπο EDI προβλέπει υποχρεωτικές και προαιρετικές πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο έγγραφο και δίνει τους κανόνες για τη δομή του. Ωστόσο, δύο έγγραφα EDI μπορούν να ακολουθήσουν το ίδιο πρότυπο και να περιέχουν διαφορετικά σύνολα πληροφοριών. Για παράδειγμα, μια εταιρεία τροφίμων μπορεί να αναφέρει την ημερομηνία λήξης του προϊόντος, ενώ ένας κατασκευαστής ενδυμάτων θα επιλέξει να στείλει πληροφορίες χρώματος και μεγέθους.

Για αυτό το λόγο, και όπως προαναφέρθηκε, ο κάθε οικονομικός κλάδος είχε τα δικά του πρότυπα EDI και σήμερα, η τεχνολογία EDI βασίζεται σε πρότυπα που είτε καθετοποιημένα επικράτησαν στους εκάστοτε κλάδους, είτε ορίστηκαν από αρμόδιους οργανισμούς και επιτροπές εμπορίου, τεχνολογίας και προτύπων.

Αναφέρουμε παρακάτω κάποια από τα σημαντικότερα πρότυπα EDI που χρησιμοποιούνται στη διεθνή αγορά:

• UN/EDIFACT: Πρόκειται για το μοναδικό διεθνές πρότυπο, το οποίο συνιστά ο ΟΗΕ και χρησιμοποιείται κυρίως (εκτός Βόρειας Αμερικής).
• ANSI ASC X12 (X12): Το επικρατέστερο πρότυπο EDI στη Βόρεια Αμερική.
• GS1 EDI: Σύνολο προτύπων που χρησιμοποιείται στην παγκόσμια εφοδιαστική αλυσίδα.
• TRADACOMS: Αναπτύχθηκε από την ANA (Article Number Association, γνωστή πλέον ως GS1 UK) και χρησιμοποιείται στη βιομηχανία λιανικής του Ηνωμένου Βασιλείου.
• ODETTE: Χρησιμοποιείται στην ευρωπαϊκή αυτοκινητοβιομηχανία.
• VDA: Χρησιμοποιείται στην ευρωπαϊκή αυτοκινητοβιομηχανία, κυρίως στη Γερμανία.
• HL7: Πρότυπο που χρησιμοποιείται για τα δεδομένα της υγειονομικής περίθαλψης.
• EDIGAS: Χρησιμοποιείται στο χώρο του εμπορίου και στη μεταφορά αερίου (μέσω αγωγού ή δοχείων).

Πολλά από αυτά τα πρότυπα εμφανίστηκαν για πρώτη φορά στις αρχές της δεκαετίας του 1980, ενώ όπως προαναφέραμε, η έλευση του Internet είχε ως αποτέλεσμα να δημιουργηθούν νέα ή να τροποποιηθούν υφιστάμενα πρότυπα. Εκτός από τα πολλά πρότυπα, ένα εγχείρημα EDI γίνεται ακόμα πιο πολύπλοκο, καθώς κάθε πρότυπο αποτελείται από διαφορετικές εκδόσεις, πληθώρα διαφορετικών κωδικών/πεδίων για κάθε κλάδο κτλ.

Παραδειγματικά, στον οργανισμό X12  υπάρχει η πλήρης λίστα προτύπων EDI  που περιλαμβάνει όλα τα σημαντικά επιχειρηματικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων εντολών αγοράς και τιμολογίων.

Σημειώνουμε ότι ο οργανισμός X12 αναπτύσσει και διατηρεί για λογαριασμό του Αμερικανικού Εθνικού Ινστιτούτου Προτύπων, τα πρότυπα EDI και XML schemas που βοηθούν τις επιχειρηματικές διαδικασίες παγκοσμίως.

Τα μέλη του X12 περιλαμβάνουν ειδικούς από το χώρο της τεχνολογίας και εμπειρογνώμονες επιχειρηματικών διαδικασιών στους τομείς της υγειονομικής περίθαλψης, της ασφάλισης, των μεταφορών, του χρηματοπιστωτικού τομέα, κυβερνητικών οργανισμών, της εφοδιαστικής αλυσίδας και πολλών άλλων βιομηχανιών. Με περισσότερα από 320 πρότυπα συναλλαγών διαθέσιμα για χρήση, τα πρότυπα X12 μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη διεξαγωγή σχεδόν κάθε πτυχής της επιχειρηματικής δραστηριότητας σε όλο τον κόσμο.

Οι εμπορικοί εταίροι είναι ελεύθεροι να χρησιμοποιούν οποιαδήποτε μέθοδο για τη διαβίβαση των επιχειρηματικών εγγράφων τους. Επιπλέον, μπορούν να αλληλεπιδράσουν είτε άμεσα, είτε μέσω ενός διαμεσολαβητή (τρίτη εταιρεία παροχής υπηρεσιών EDI).

• Peer-to-peer: Οι εμπορικοί εταίροι μπορούν να συνδεθούν απευθείας μεταξύ τους.

Για παράδειγμα, ένας κατασκευαστής αυτοκινήτων μπορεί να διατηρεί ένα συγκεκριμένο χώρο στο δίκτυό του, στο οποίο απαιτείται να εισέρχονται (μέσω VPN ή άλλης τεχνολογίας) όλοι οι προμηθευτές του. Ωστόσο, εάν ένας προμηθευτής συνεργάζεται με διάφορους κατασκευαστές, ίσως χρειαστεί να συνδέεται σε διαφορετικά δίκτυα, clouds ή να χρησιμοποιεί ακόμα και διαφορετικό λογισμικό για κάθε ένα από αυτά. Η διάδοση του Internet, όπως ήταν αναμενόμενο, έχει επιφέρει συρρίκνωση των peer-to-peer δικτυώσεων.

• Δίκτυα Προστιθέμενης Αξίας: Πριν την εποχή του Internet, για να αντιμετωπιστούν οι περιορισμοί στην υιοθέτηση του EDI, δημιουργήθηκαν τα VAN (Value-Added Networks ή Δίκτυα Προστιθέμενης Αξίας). Το VAN λειτουργεί ως περιφερειακό ταχυδρομείο. Λαμβάνει συναλλαγές, εξετάζει τις πληροφορίες «από» και «προς» και δρομολογεί τη συναλλαγή στον τελικό παραλήπτη.

Τα δίκτυα VAN μπορούν να παρέχουν μια σειρά πρόσθετων υπηρεσιών (π.χ. την αναμετάδοση εγγράφων, την παροχή πληροφοριών ελέγχου από τρίτους) που λειτουργούν ως πύλη για διαφορετικές μεθόδους μετάδοσης, καθώς και τη διαχείριση της τηλεπικοινωνιακής υποστήριξης. Λόγω αυτών και άλλων υπηρεσιών που παρέχουν τα δίκτυα VAN, οι επιχειρήσεις αξιοποιούν συχνά ένα VAN ακόμη και όταν και οι δύο εμπορικοί εταίροι χρησιμοποιούν πρωτόκολλα που βασίζονται στο Internet.

• Internet: Καθώς περισσότεροι οργανισμοί απέκτησαν πρόσβαση στο Internet, τα περισσότερα -αν όχι όλα- σύγχρονα πρότυπα EDI βασίζονται πλέον σε αυτό. Αρχικά, αυτό έγινε μέσω ad hoc συμφωνιών. Για παράδειγμα, μπορεί να επιτρέπεται η πρόσβαση στο FTP μιας εταιρείας μόνο από ορισμένες διευθύνσεις IP, σε ένα συγκεκριμένο φάκελο ενός συγκεκριμένου υπολογιστή. Ωστόσο, το IETF έχει δημοσιεύσει πολλές οδηγίες όπου περιγράφονται οι τρόποι χρήσης τυπικών πρωτοκόλλων Internet για συναλλαγές EDI.

Αξίζει τέλος, να σημειώσουμε ότι από το 2002, η Walmart έχει προωθήσει το πρότυπο AS2.

Λόγω της σημαντικής παρουσίας της συγκεκριμένης εταιρείας στην παγκόσμια εφοδιαστική αλυσίδα, το AS2 έχει γίνει μια κοινώς υιοθετημένη προσέγγιση για συναλλαγές EDI.

Η ανταλλαγή ηλεκτρονικών εταιρικών εγγράφων βελτιώνει την ταχύτητα και τη διαφάνεια των συναλλαγών, ενώ μειώνει το ποσό των χρημάτων και χαμένων εργατοωρών που ξοδεύονται στις παραδοσιακές διαδικασίες της εφοδιαστικής αλυσίδας. Λαμβάνοντας υπόψιν την οικονομική διάσταση και μόνον, τα οφέλη της εφαρμογής του EDI είναι εντυπωσιακά. Ωστόσο, η εξοικονόμηση κόστους δεν είναι το μοναδικό όφελος από τη χρήση του EDI.

Ας εξετάσουμε, λοιπόν, τα πλεονεκτήματα του EDI αναλυτικά:

Οικονομικά οφέλη

Τα έξοδα που σχετίζονται με το χαρτί, την εκτύπωση, την αναπαραγωγή, την αποθήκευση, την αρχειοθέτηση, την αποστολή και την ανάκτηση εγγράφων μειώνονται ή εξαλείφονται κατά τη μετάβαση σε συναλλαγές εγγράφων μέσω EDI. Έχει υπολογιστεί ότι το καθαρό κόστος συναλλαγών μπορεί να μειωθεί κατά τουλάχιστον 35%, υπολογίζοντας μόνο την εξοικονόμηση σε αναλώσιμα!

Βλέποντας τη συνολική εικόνα της διαχείρισης μιας παραγγελίας, μια μεγάλη εταιρεία κατασκευής ηλεκτρονικών συσκευών έχει υπολογίσει το κόστος επεξεργασίας μιας παραγγελίας με τον παραδοσιακό τρόπο σε $38, σε σχέση με μόλις $1,35 για την επεξεργασία της μέσω EDI.

Λάθη εξαιτίας σφαλμάτων που οφείλονται σε δυσανάγνωστα φαξ, χαμένες εντολές ή λανθασμένα ληφθείσες τηλεφωνικές παραγγελίες, εξαλείφονται πλήρως, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο που θα αφιέρωνε το προσωπικό μιας επιχείρησης για χειρισμό των διενέξεων αυτών.

Ταχύτητα και ακρίβεια

Το EDI μπορεί να επιταχύνει τις κομβικές δραστηριότητες της επιχείρησης αποδεδειγμένα κατά τουλάχιστον 60%. Οι συναλλαγές πραγματοποιούνται σε λεπτά αντί για ημέρες ή ακόμα και εβδομάδες του χρόνου που απαιτείται για διαχείριση διαφωνιών και εγκρίσεων ή ανεύρεση χαμένων εγγράφων.

Ταυτόχρονα, βελτιώνεται η ποιότητα των δεδομένων, επιτυγχάνοντας μείωση σφαλμάτων τουλάχιστον κατά 30-40%, εξαλείφοντας τυχόν λάθη από μη αναγνώσιμα χειρόγραφα, χαμένα φαξ/επιστολές, αλλά και σφάλματα πληκτρολόγησης.

Η χρήση του EDI μπορεί να επιταχύνει δραστικά την όλη διαδικασία, από την καταχώρηση της παραγγελίας έως την εξόφληση/πληρωμή των παραστατικών, βελτιώνοντας τις συναλλαγές, τη ρευστότητα και τις σχέσεις των επιχειρηματικών συνεργατών.

Αύξηση επιχειρηματικής αποδοτικότητας

Η αυτοματοποίηση των εργασιών που στο παρελθόν βασιζόταν στο χαρτί, επιτρέπει στο προσωπικό της επιχείρησης να επικεντρώνεται σε εργασίες υψηλότερης αξίας, προσφέροντάς του τα εργαλεία για να είναι πιο παραγωγικό.

Ως αποτέλεσμα της ταχύτατης επεξεργασίας και διακίνησης επιχειρηματικών εγγράφων, έρχεται η εξασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας μεταξύ των αρμοδίων τμημάτων της αλυσίδας και η ομαλή ροή εμπορευμάτων στην αποθήκη, είτε από τη μεριά του προμηθευτή που αποφεύγει να μείνει εκτός αποθέματος λόγω σωστής διαχείρισης των παραγγελιών, είτε από τη μεριά του πελάτη του, που γνωρίζει πότε θα παραλάβει τα εμπορεύματα και σε τι ποσότητες, βελτιώνοντας έτσι και τη μείωση του αριθμού των ακυρωμένων παραγγελιών.

Η αυτοματοποίηση της ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ υπολογιστικών συστημάτων σε μια αλυσίδα εφοδιασμού, μπορεί να διασφαλίσει ότι τα κρίσιμα -για την επιχείρηση- δεδομένα αποστέλλονται εγκαίρως και μπορούν να παρακολουθούνται σε πραγματικό χρόνο. Οι πωλητές επωφελούνται από βελτιωμένες ταμειακές ροές και πιο σύντομους κύκλους παραγγελίας.

Η μείωση του χρόνου επεξεργασίας και παράδοσης των παραγγελιών, σημαίνει ότι οι εταιρείες μειώνουν το απόθεμα που μένει “ακίνητο” στις αποθήκες. Το εμπόρευμα ανανεώνεται και το στοκ βρίσκεται συνεχώς υπό έλεγχο.

Τα οφέλη του EDI σε στρατηγικό επιχειρηματικό επίπεδο

Το EDI επιτρέπει την προβολή σε πραγματικό χρόνο της κατάστασης κάθε συναλλαγής.

Αυτό με τη σειρά του δίνει τη δυνατότητα για ταχύτερη λήψη αποφάσεων και ανταπόκριση στις συνεχώς μεταβαλλόμενες ανάγκες των πελατών και των αγορών, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να υιοθετούν ένα επιχειρηματικό μοντέλο που βασίζεται στη ζήτηση και όχι αποκλειστικά στην προσφορά.

Συντομεύει τους χρόνους παράδοσης των προϊόντων και καλλιεργεί την εμπιστοσύνη μεταξύ των επιχειρηματικών εταίρων, που βασίζεται πλέον στην αυτοματοποίηση της συνεργασίας τους.

Βελτιώνει τη δυνατότητα των εταιρειών να εισέλθουν σε νέες αγορές, καθώς παρέχει μια κοινή επιχειρηματική γλώσσα που διευκολύνει μία επιχείρηση να συναλλάσσεται οπουδήποτε στον κόσμο.

Τέλος, το EDI προωθεί την εταιρική κοινωνική ευθύνη και βελτιώνει το ενεργειακό αποτύπωμα των επιχειρήσεων, καθώς μειώνει τις εκπομπές CO2.