Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η μετάδοση ή/και η αποθήκευση τιμολογίων σε ηλεκτρονική μορφή, χωρίς χάρτινο αντίγραφο. Η ηλεκτρονική μορφή μπορεί να είναι δομημένη (όπως XML ή JSON) ή ακόμα και μη δομημένη (όπως PDF).
ECOS E-Invoicing
Δείτε τις απαντήσεις στις πιο συχνές απορίες σχετικά με την ηλεκτρονική τιμολόγηση.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα έναντι των παραδοσιακών έντυπων τιμολογίων. Η ταχύτατη, ασφαλής ηλεκτρονική διαβίβαση παραστατικών προσφέρει (ενδεικτικά):
– δομημένα δεδομένα για καλύτερο έλεγχο
– βελτίωση της ιχνηλασιμότητας των παραγγελιών
– μικρότερη χρήση χαρτιού, με ταυτόχρονη μείωση κόστους διαχείρισης και αρχειοθέτησης
– γρήγορη πρόσβαση και ανάκτηση παραστατικών
– βελτίωση ταμειακών ροών
– ασφάλεια και ευκολότερο χειρισμό διαφωνιών.
Όχι. Εσείς αποφασίζετε αν θα εκδώσετε έντυπα ή ηλεκτρονικά τιμολόγια.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ταυτόχρονα, τόσο έντυπα, όσο και ηλεκτρονικά τιμολόγια, ακολουθώντας μια κοινή, συνεχόμενη αρίθμηση ή δύο διαφορετικές σειρές με ξεχωριστή συνεχόμενη αρίθμηση.
Δεν μπορείτε να εκδώσετε ταυτόχρονα, για τις ίδιες προμήθειες ή στους ίδιους πελάτες, τιμολόγια σε χαρτί και ηλεκτρονικά τιμολόγια.
Όχι. Πρέπει όμως να βεβαιωθείτε, πως το σύστημα που χρησιμοποιείτε για την έκδοση, λήψη ή/και αποθήκευση ηλεκτρονικών τιμολογίων, είναι σύμφωνο με τις απαιτήσεις των φορολογικών αρχών της χώρας σας.
Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια πρέπει να περιέχουν τις ίδιες ακριβώς πληροφορίες με τα έντυπα τιμολόγια.
Μπορείτε να τιμολογείτε ηλεκτρονικά, εφόσον οι πελάτες σας, συμφωνούν αντίστοιχα να λαμβάνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια, ενώ διασφαλίζεται ταυτόχρονα, η αυθεντικότητα της προέλευσης, η ακεραιότητα των δεδομένων των τιμολογίων, καθώς και η αναγνωσιμότητα του περιεχομένου τους.
– Αυθεντικότητα της προέλευσης νοείται η διασφάλιση της ταυτότητας του προμηθευτή ή του εκδότη του τιμολογίου.
– Ακεραιότητα του περιεχομένου νοείται ότι το περιεχόμενο του τιμολογίου δεν έχει μεταβληθεί.
– Αναγνωσιμότητα του τιμολογίου σημαίνει ότι το τιμολόγιο μπορεί να διαβαστεί εύκολα.
Μπορείτε βεβαίως να επιλέξετε τον τρόπο διασφάλισης της αυθεντικότητας, της ακεραιότητας και της αναγνωσιμότητας που ανταποκρίνεται στη λειτουργία της επιχείρησής σας.
Αν εκδίδετε ηλεκτρονικά τιμολόγια προς άλλα κράτη μέλη της ΕΕ, τα εν λόγω τιμολόγια πρέπει να πληρούν τους όρους, που ισχύουν στη χώρα σας, για την ηλεκτρονική τιμολόγηση.
Όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ, υποχρεούνται βάσει νόμου, να επιτρέπουν ηλεκτρονική διασυνοριακή τιμολόγηση. Σε γενικές γραμμές, οι κανόνες που ισχύουν για τη διασυνοριακή ηλεκτρονική ανταλλαγή φορολογικών εγγράφων, είναι εκείνοι της χώρας στην οποία ανήκει ο προμηθευτής (ο εκδότης του τιμολογίου).
Ηλεκτρονικά τιμολόγια, μπορείτε να διαβιβάζετε και σε τρίτες χώρες (δηλαδή, χώρες που δεν είναι κράτη μέλη της ΕΕ), με την προϋπόθεση ότι έχετε προηγουμένως επιβεβαιώσει ότι κάτι τέτοιο είναι αποδεκτό από τις φορολογικές αρχές των συγκεκριμένων χωρών.
Οφείλετε:
– να είστε σε θέση να εγγυηθείτε την αυθεντικότητα και την ακεραιότητα του περιεχομένου των παραστατικών σας, σε όλη τη διάρκεια της περιόδου αρχειοθέτησης
– να αποθηκεύετε όλα τα δεδομένα που σχετίζονται με τα τιμολόγιά σας, συμπεριλαμβανομένων των αποδεικτικών στοιχείων για την εγγύηση της αυθεντικότητας και της ακεραιότητάς τους
– να είστε σε θέση να αναπαράξετε τα δεδομένα ενός τιμολογίου, κατά το χρόνο της αρχικής αποστολής ή παραλαβής του, και να παρουσιάσετε τα δεδομένα του, σε αναγνώσιμη μορφή. Θα πρέπει να κρατήσετε αρχεία ιστορικότητας, έτσι ώστε να μπορείτε να ανατρέξετε σε αυτά, σε περίπτωση που ζητηθούν από τις αρμόδιες ελεγκτικές αρχές.
Για την αποθήκευση ηλεκτρονικών τιμολογίων, ισχύουν οι ίδιοι κανόνες που αφορούν και τα έντυπα τιμολόγια. Κανονικά, οφείλετε να κρατάτε αντίγραφα όλων των τιμολογίων που εκδίδετε, καθώς και όλων των τιμολογίων που λαμβάνετε, για 5 έως 10 έτη, ανάλογα με τη χώρα δραστηριοποίησής σας.