Το EDI απλοποιεί τη διαδικασία ανταλλαγής πληροφοριών και αγαθών, εξαλείφοντας τα δαπανηρά σφάλματα και ελαχιστοποιώντας τον χρόνο και το κόστος μιας συναλλαγής. Σύμφωνα με σχετικές έρευνες, το EDI θα μειώσει το κόστος μιας χρηματοοικονομικής συναλλαγής έως και 90%.
Οι retailers ξοδεύουν χρόνο και χρήμα σε καθημερινές δραστηριότητες, όπως η υποβολή εντολών αγοράς, η παρακολούθηση της αλυσίδας εφοδιασμού, η παρακολούθηση του επιπέδου αποθεμάτων και η διαχείριση τιμολογίων και πληρωμών. Εφόσον αυτό δεν γίνεται χωρίς αυτοματισμό θα αποδειχθεί χρονοβόρο, προσθέτοντας κόστος στη διαδικασία προμήθειας.

Η μη αυτοματοποιημένη επεξεργασία συνήθως προκαλεί σφάλματα στις παραγγελίες αγοράς και τις πληρωμές, γεγονός που οδηγεί σε καθυστερήσεις στην αναπλήρωση αποθεμάτων και μπορεί να επιφέρει ακόμη και κυρώσεις όπως τέλη καθυστερημένης πληρωμής. Επιπλέον σημαίνει ότι οι έμποροι λιανικής και οι προμηθευτές πληρώνουν περισσότερα για το κόστος επεξεργασίας και τον χρόνο διαχείρισης.

Το EDI ξεπερνά αυτές τις προκλήσεις βοηθώντας τόσο τους retailers όσο και τους προμηθευτές να βελτιστοποιήσουν τη διαδικασία «προμήθεια-προς-πληρωμή». Μέσω του EDI, αρχεία όπως εντολές αγοράς, προηγμένες ειδοποιήσεις αποστολής και τιμολόγια ανταλλάσσονται απευθείας μεταξύ του software λιανοπωλητή και προμηθευτή, διευκολύνοντας τις αλληλεπιδράσεις σχεδόν σε πραγματικό χρόνο.

Οι πιο επιτυχημένοι retailers βλέπουν το EDI ως στρατηγική λειτουργία, καθιστώντας το κρίσιμο τμήμα της επιχείρησης. Το EDI έχει ουσιαστικό θετικό αντίκτυπο στην κερδοφορία της επιχείρησης, κάτι που μπορεί να αποτελέσει πραγματικό πλεονέκτημα στην εποχή μετά την πανδημία του COVID-19.

Οι εταιρείες συνήθως προσβλέπουν στο EDI για να μειώσουν τα σφάλματα —από τη μη αυτόματη εισαγωγή αρχείων PDF ή τη χρήση OCR —, να επιταχύνουν τις διαδικασίες προμηθειών και να μειώσουν το κόστος. Το EDI παρέχει επίσης ορατότητα στην αλυσίδα εφοδιασμού και ελευθερώνει χρόνο και πόρους των εργαζομένων για άλλες ζωτικής σημασίας εργασίες.

Έχοντας εξαρχής ένα σαφώς καθορισμένο αποτέλεσμα και κατανόηση του τι προσπαθεί να επιτύχει με το EDI, η επιχείρηση θα εξασφαλίσει ότι θα παραμείνει στον σωστό δρόμο. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι η κατάργηση των μη αυτόματων διαδικασιών, η διαφάνεια των προμηθειών ή η καλύτερη διαχείριση του αποθέματος. Όποιο κι αν είναι το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα, η κατανόηση του τι είναι αυτό θα εξασφαλίσει ότι το EDI αξιοποιείται με τον σωστό τρόπο μόλις εφαρμοστεί.
Η πλήρης κατανόηση του πού βρίσκεται η επιχείρηση την τρέχουσα στιγμή και πού θα πρέπει να κατευθυνθεί, θα εξασφαλίσει πιο ομαλή μετάβαση, ελαχιστοποιώντας τα απροσδόκητα προβλήματα, τα οποία μπορεί να έχουν επίπτωση στον προϋπολογισμό και το ηθικό της ομάδας.

The post Η παρουσία του EDI ενισχύεται μετά την πανδημία appeared first on ECOS.

Είναι γνωστό ότι οι retailers ξοδεύουν πολύ χρόνο και χρήματα σε καθημερινές δραστηριότητες όπως η υποβολή εντολών αγοράς, η παρακολούθηση της αλυσίδας εφοδιασμού, η παρακολούθηση των επιπέδων αποθεμάτων και η διαχείριση τιμολογίων και πληρωμών. Ενέργειες που αποδεικνύονται χρονοβόρες εφόσον γίνονται χωρίς αυτοματισμό, με αποτέλεσμα καθυστερήσεις και προσθέτουν επιπλέον κόστος στη διαδικασία.

Επιπλέον, η μη αυτοματοποιημένη επεξεργασία συνεπάγεται λάθη στις εντολές αγοράς και τις πληρωμές, κάτι που έχει ως αποτέλεσμα καθυστερήσεις στα αποθέματα, ενώ μπορεί να συνεπάγεται και ποινές όπως τέλη καθυστερημένης πληρωμής. Επίσης μπορεί να σημαίνει ότι οι retailers και οι προμηθευτές θα πληρώσουν περισσότερα σε δαπάνες επεξεργασίας και χρόνο διαχείρισης.

Το EDI αντιμετωπίζει τις προκλήσεις αυτές, καθώς θα βοηθήσει τόσο τους retailers όσο και τους προμηθευτές να εξορθολογίσουν τη διαδικασία. Μέσω του EDI, αρχεία όπως εντολές αγοράς, ειδοποιήσεις αποστολής και τιμολόγια ανταλλάσσονται απευθείας μεταξύ του software του retailer και του προμηθευτή, διευκολύνοντας τις αλληλεπιδράσεις σε πραγματικό χρόνο.

Οι πλέον επιτυχημένοι retailers αναγνωρίζουν στο EDI στρατηγικές λειτουργίες, καθιστώντας τες κρίσιμο τμήμα του business τους, αν και οι μικρότεροι retailers τείνουν να το παραβλέπουν. Το EDI θα έχει σημαντικό αντίκτυπο στην κερδοφορία της επιχείρησης, κάτι που μπορεί να αποδειχθεί ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στη μετά-Covid εποχή.
Οι επιχειρήσεις αναζητούν στο EDI τη δυνατότητα ελαχιστοποίησης λαθών προκειμένου να επιταχύνουν τις διεργασίες και να μειώσουν τις δαπάνες. Το EDI επιπλέον παρέχει διαφάνεια στην εφοδιαστική αλυσίδα και απελευθερώνει πολύτιμο χρόνο για τους εργαζομένους και πόρους που μπορούν να αφιερωθούν σε ζωτικές λειτουργίες.

Οι βασικές πτυχές που το EDI θα επηρεάσει είναι το software, οι διεργασίες και οι προμηθευτές.

Software

Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να λάβουν υπόψη τους τι είναι ικανό να καταφέρει το software που χρησιμοποιείται για τις προμήθειες, συμπεριλαμβανομένου του κατά πόσον υποστηρίζει τους τύπους μηνυμάτων που η επιχείρηση επιθυμεί να χρησιμοποιήσει, όπως οι εξελιγμένες ειδοποιήσεις αποστολών και κατά πόσον οι επιχειρήσεις διαθέτουν τις τεχνικές προδιαγραφές in house.

Διεργασίες

Το EDI θα απλοποιήσει πολλές διαδικασίες προμηθειών στην επιχείρηση, από την παραγγελία, τη λήψη stock και την ενημέρωση του inventory έως τη λήψη και την πληρωμή τιμολογίων. Με τη νέα τεχνολογία, οι επιχειρήσεις θα χρειαστούν εκπαίδευση στο πώς θα τη χρησιμοποιήσουν σωστά ώστε η λύση να αποδειχθεί πραγματικά αποτελεσματική.

Προμηθευτές

Το EDI δουλεύει καλύτερα εφόσον οι συνεργάτες συμμετέχουν και οι retailers θα πρέπει να δίνουν σημασία στους προμηθευτές με τους οποίους συνεργάζονται, λαμβάνοντας υπόψη τους περιορισμούς τους. Το να γνωρίζουν τις δυνατότητες ενός προμηθευτή αποτελεί κρίσιμο βήμα που πρέπει να ληφθεί υπόψη από νωρίς, ώστε οι όποιες ελλείψεις, όπως η γνώση, η τεχνολογία ή η χρηματοδότηση, να μπορούν να αντιμετωπιστούν και οι λύσεις να καλύψουν τις δυνατότητες και τις ανάγκες του προμηθευτή. Η κατανόηση του πού ακριβώς βρίσκεται η επιχείρηση και προς τα πού χρειάζεται να πάει, θα εξασφαλίσει την ομαλή μετάβαση, ελαχιστοποιώντας τα μη αναμενόμενα ζητήματα που θα επηρεάσουν το budget και το ηθικό της ομάδας.

The post Ο ρόλος του EDI στη μετά-Covid εποχή appeared first on ECOS.

Παρόλο που το e-invoicing δεν είναι νέα τεχνολογία, η σημασία του και η αξία του έλαβε νέες διαστάσεις τα πρόσφατα χρόνια. Η πανδημία του Covid-19 αποτέλεσε τον καταλύτη οδηγώντας πολλές επιχειρήσεις να αναπτυχθούν ψηφιακά και να υιοθετήσουν νέες touch-less τεχνολογίες όπως είναι και το e-invoicing, για συγκεκριμένους λόγους όπως θα δούμε στη συνέχεια.

Εξορθολογισμός και αποτελεσματικότητα διαδικασιών

Χάρη στο e-invoicing, οι επιχειρήσεις μπορούν να λαμβάνουν τιμολόγια σε οποιαδήποτε μορφή από διαφορετικούς προμηθευτές, χωρίς να έρθουν σε επαφή, όπου κι αν βρίσκονται.

Το e-invoicing συνεισφέρει στον εξορθολογισμό του κύκλου επεξεργασίας τιμολογίων, μειώνοντας τις πρόσθετες εργατοώρες που απαιτούνται για την επεξεργασία τιμολογίων, την έγκριση, παρακολούθηση της πορείας τους ή των ανθρώπινων λαθών. Το αποτέλεσμα στη μετά την πανδημία εποχή θα είναι ακόμα μεγαλύτερη εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων για την επιχείρηση, από πλευράς πόρων και αυξημένης παραγωγικότητας.

Αυξημένη διαφάνεια και ακρίβεια

Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο θα βελτιώσει τη διαφάνεια στα τιμολόγια, στις παραγγελίες αγορών και τα συμβόλαια. Παρακολουθεί τα τιμολόγια και παρέχει λεπτομερή audit trails.

Η ακρίβεια εξασφαλίζεται μέσω της βελτιωμένης διαφάνειας και της παρακολούθησης σε όλη την έκταση της διαδικασίας, με αποτέλεσμα μειωμένα λάθη και ζητήματα ακριβείας που οδηγούν σε λάθος ή διπλές πληρωμές.

Μεγαλύτερη συμμόρφωση

Το e-invoicing είναι κάτι περισσότερο από μια πλατφόρμα που συμπληρώνει ψηφιακά τιμολόγια, καθώς επιτρέπει υψηλότερο επίπεδο συμμόρφωσης με ευκολία. Δεδομένου ότι το ζήτημα της συμμόρφωσης απασχολεί τόσο τις συναλλαγές εντός ενός κράτους όσο και διακρατικά, η μετά την πανδημία εποχή θα βρει τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό τιμολόγιο πιο ανταγωνιστικές.

Μειωμένοι κίνδυνοι

Η μεγαλύτερη διαφάνεια στις συναλλαγές συνεπάγεται μειωμένο κίνδυνο για απάτες, ανθρώπινα λάθη, διπλότυπα, παραλείψεις κλπ. Οι επιχειρήσεις μπορούν να περισώσουν πολλές ώρες και πολύτιμους πόρους που μέχρι πρότινος απαιτούνταν για να επαληθεύσουν τα στοιχεία και να εποπτεύσουν τη διαδικασία σε όλη την έκταση των επιχειρησιακών λειτουργιών.

Οικολογική πρωτοβουλία

Μέσω της μετακίνησης στο e-invoicing, η επιχείρηση θα μειώσει σημαντικά την ανάγκη για έντυπα τιμολόγια. Εκτός του ότι αυτό είναι ενεργειακά αποτελεσματικό, μπορεί να μειώσει τόσο τα κατάλοιπα όσο και τις δαπάνες που αφορούν τις σχετιζόμενες με το έντυπο διεργασίες που χρησιμοποιούνται εντός της εφοδιαστικής αλυσίδας.

The post Ποια τα πλεονεκτήματα του e-invoicing μετά την πανδημία; appeared first on ECOS.

Η πρόκληση της επεκτασιμότητας

Το EDI μπορεί να προσφέρει τυποποιημένα πρότυπα δεδομένων, αλλά δεν είναι απαραίτητο ότι το ψηφιακό σύστημα της επιχείρησης θα μπορεί να τα υποστηρίξει σε όλη την έκταση. Ανάλογα με τον κλάδο, ακόμα και οι τυποποιημένες απαιτήσεις που έχει το EDI ποικίλουν, κάτι που αποτελεί μείζον πρόβλημα για πολλούς πελάτες. Με λίγα λόγια, οι μη ενημερωμένες και on-premise λύσεις θα είναι αδύνατον να επεκταθούν προκειμένου να υποστηρίξουν όλες τις απαιτήσεις δεδομένων που είναι απαραίτητες για τη συμμετοχή στο υπάρχον οικοσύστημα της επιχείρησης καθώς αυτή εξελίσσεται και επεκτείνεται.

Η πρόκληση των δαπανών

Σίγουρα η επένδυση σε μια λύση EDI είναι σημαντική απόφαση. Από την άλλη πλευρά, η διατήρηση και συντήρηση ξεπερασμένων λύσεων legacy EDI έχουν σε βάθος χρόνου αυξημένο κόστος. Σε τελική ανάλυση, όταν μια επιχείρηση κατέχει το software και το hardware του EDI, αυτό συνεπάγεται αυτόματα πόρους, τόσο οικονομικούς όσο και ανθρώπινους για τη διαχείρισή του. Και στην καθόλου απίθανη περίπτωση που κάτι πάει στραβά, τότε στις δαπάνες θα προστεθούν οι ώρες και το κόστος συντήρησης.

Η πρόκληση του αυτοματισμού

Ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα των σύγχρονων λύσεων cloud EDI είναι το απρόσκοπτο integration με άλλα συστήματα και εφαρμογές. Το αποτέλεσμα είναι η αυτοματοποίηση της διαδικασίας παραγγελιών ή άλλων επιχειρηματικών διεργασιών του EDI. Τουναντίον, οι παραδοσιακές λύσεις EDI είναι σαφέστατα ανελαστικές και μπορούν να εκτελέσουν αποκλειστικά συγκεκριμένες εργασίες, ακριβώς γιατί δεν μπορούν εγγενώς να ενσωματώσουν το EDI με το ERP και το CRM προσφέροντας μια end-to-end διαδικασία. Αυτό που προσπαθούν να κάνουν οι επιχειρήσεις για να το αντιμετωπίσουν είναι να αφιερώνουν ανθρώπους και μη αυτοματοποιημένους πόρους στο πρόβλημα, αλλά τα αποτελέσματα είναι χρονοβόρα και όχι τόσο αξιόπιστα.

Η πρόκληση της πολυπλοκότητας

Η ενσωμάτωση B2B και EDI μπορεί να αποδειχθεί εξαιρετικά περίπλοκη και τα legacy EDI εργαλεία δεν μπορούν να ανταποκριθούν στις απαιτούμενες αλλαγές, με συνέπεια συχνά λάθη. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα οι επιχειρήσεις να αντιμετωπίσουν μεγάλο αριθμό προβλημάτων που έχουν γενικότερες επιπτώσεις στην κερδοφορία και την αξιοπιστία τους. Το cloud EDI μπορεί να ανταποκριθεί με ευελιξία και αξιοπιστία και σε αυτά τα ζητήματα.

The post To cloud EDI και ο ρόλος του στο σύγχρονο επιχειρείν appeared first on ECOS.

Οι φορολογικές απάτες και οι πάσης φύσης διαρροές με τη χρήση πλαστών τιμολογίων αποτελούν μόνιμη πληγή για τις κυβερνήσεις όλων των χωρών. Η εδραίωση του ηλεκτρονικού τιμολογίου έχει ως αποτέλεσμα έναν αποτελεσματικό μηχανισμό που θα ανταποκριθεί σε εθνικό επίπεδο με τη φορολογική απάτη, οδηγώντας σύντομα σε μείωση των νοσηρών αυτών φαινομένων.

Εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος

Ακριβώς επειδή δεν μεσολαβεί η χρήση εντύπου, δεν υπάρχει απαίτηση για ανθρώπινη παρέμβαση στην επαλήθευση, τον έλεγχο, την αντιστοίχιση κ.ο.κ. Επομένως, όχι μόνο η διαδικασία έχει γίνει πιο αξιόπιστη, αλλά έχει επιταχυνθεί σημαντικά. Η εξέλιξη της τεχνολογίας και η υλοποίησή της θα εξοικονομήσουν χρόνο και χρήματα, οδηγώντας σε ταχύτερες συναλλαγές με ελάχιστα λάθη μεταξύ των πωλητών και των αγοραστών. Ως αποτέλεσμα θα υπάρχει λιγότερο έντυπο και αυξημένη διαφάνεια.

Συντόμευση του cash flow

Τα ταμειακά διαθέσιμα είναι το μαξιλάρι ασφαλείας που χρειάζεται η επιχείρηση για τη διαχείριση αναπάντεχων γεγονότων, ταυτόχρονα προσφέροντας εμπιστοσύνη και τους απαραίτητους πόρους όταν έρθει η ώρα της ανάπτυξης. Αν και δεν είναι πάντα δυνατόν να υπάρχουν μεγάλα διαθέσιμα, η χρήση του e-invoicing θα βοηθήσει σημαντικά στην έγκαιρη εισροή εισόδων στην επιχείρηση.

Συντόμευση χρόνου διαχείρισης

Υπάρχουν πολλοί τρόποι δημιουργίας και αποστολής τιμολογίων στους πελάτες, όπως για παράδειγμα η αποστολή PDF μέσω email ή αποστολή εντύπου. Και στα δύο σενάρια, οι πελάτες θα πρέπει να ανοίξουν το τιμολόγιο όταν το παραλάβουν και να εισαγάγουν τα δεδομένα στο δικό τους λογιστικό σύστημα. Η χειροκίνητή διαδικασία είναι χρονοβόρα και για τα δύο μέρη, ιδίως εφόσον χάνεται πολύτιμος χρόνος για να πληρώσει ο πελάτης.
Όταν η επιχείρηση χρησιμοποιεί ένα σύστημα e-invoicing, τα τιμολόγια που λαμβάνει εμφανίζονται αυτόματα, έτοιμα για έγκριση. Επιπλέον, σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι περνούν λιγότερο χρόνο σε εργασίες admin και περισσότερο σε εκείνες που τελικά αποφέρουν έσοδα στην επιχείρηση.

Διευκόλυνση διεθνούς επιχειρείν

Η παγκόσμια προσβασιμότητα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σημαίνει ότι περισσότερες χώρες σε όλο τον κόσμο έχουν αρχίσει να την αποδέχονται ως πρότυπο βέλτιστης πρακτικής, αλλά και συχνά ως κάτι υποχρεωτικό.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει τη δυνατότητα αλλά και όλα τα πλεονεκτήματα να δημιουργήσει ταχύτατο και ασφαλή τρόπο διασυνοριακής επιχειρηματικής δραστηριότητας.

The post Το e-invoicing στον μετά-Covid κόσμο appeared first on ECOS.

Ταμειακή ροή και απόθεμα

Το απόθεμα σε ρευστό είναι ένα απαραίτητο «μαξιλάρι» ασφαλείας που η επιχείρησή σας χρειάζεται για να ανταποκριθεί σε επείγουσες καταστάσεις όπως αυτή που βιώνουμε τώρα. Το απόθεμα εξασφαλίζει την επιχείρηση από τους οικονομικούς κύκλους, τις τράπεζες και άλλους δανειστές. Επιπρόσθετα, προσφέρει αξιοπιστία και πόρους, απαραίτητα στοιχεία για την ανάπτυξη της επιχείρησης όποτε έχει έρθει η στιγμή για κάτι τέτοιο.

Μολονότι δεν είναι πάντα δυνατό να δημιουργηθεί ένα ισχυρό ταμειακό απόθεμα, εφόσον η επιχείρηση προσφέρει στους πελάτες τη δυνατότητα να πληρώνουν με τη χρήση EINVOICING, οι πληρωμές γίνονται αποδεδειγμένα ταχύτερα. Ιδίως στην περίπτωση των μικρομεσαίων επιχειρήσεων, το πρόβλημα των καθυστερημένων πληρωμών είναι πραγματικά καθοριστικό, με περισσότερα από τα μισά τιμολόγια που πληρώνονται σε SMBs να καθυστερούν.

Μείωση χρόνου

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για τη δημιουργία και την αποστολή τιμολογίων στους πελάτες, όπως η αποστολή ενός PDF μέσω email ή ενός εντύπου μέσω ταχυδρομείου. Και στα δύο σενάρια ο πελάτης πρέπει να ανοίξει το τιμολόγιο όταν το παραλάβει και μετά να εισαγάγει τα δεδομένα στο δικό του σύστημα. Η χειροκίνητη αυτή διαδικασία απαιτεί χρόνο τόσο από εσάς όσο και από τον πελάτη, ενώ είναι εξίσου χρονοβόρα η αναζήτηση των πελατών για τις πληρωμές.

Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο προσφέρει τη δυνατότητα εγγραφής στο δίκτυο EINVOICING, οπότε τα τιμολόγια που θα παραλαμβάνετε ,θα εμφανίζονται αυτόματα προκειμένου να τα εγκρίνετε. Με τον τρόπο αυτόν εξαλείφεται η ανάγκη για χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων, οπότε μειώνεται ο κίνδυνος λαθών τόσο από πλευράς της επιχείρησης αλλά και των πελατών. Επιπρόσθετα, σημαίνει ότι η ομάδα σας ξοδεύει λιγότερο χρόνο στις εργασίες admin και περισσότερο στις πιο παραγωγικές που φέρνουν έσοδα στην επιχείρηση.

Επιχειρηματική εξωστρέφεια

Η παγκόσμια προσβασιμότητα στο EINVOICING σημαίνει ότι ολοένα και περισσότερες χώρες έχουν ξεκινήσει να το αποδέχονται τόσο ως τη βέλτιστη και συχνά ως την υποχρεωτική επιλογή. Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο προσφέρει τη δυνατότητα της δημιουργίας ταχύτατου και ασφαλέστατου τρόπου για διενέργεια συναλλαγών εντός και εκτός συνόρων. Για παράδειγμα, χώρες σε διαφορετικές ηπείρους σπεύδουν να ενισχύσουν τους οικονομικούς δεσμούς μεταξύ των χωρών τους, θέτοντας κοινά πρότυπα, συμπεριλαμβανομένου και του EINVOICING.

Το συμπέρασμα είναι απλό: η οικονομική υγεία της επιχείρησής σας είναι πιο σημαντική από ποτέ. Αν και πάντα εμφανίζονται εξωτερικοί παράγοντες που δεν μπορεί κανείς να ελέγξει, υπάρχουν κάποια πράγματα όπως το EINVOICING που μπορείτε να υλοποιήσετε και να αλλάξουν προς το καλύτερο τις συνθήκες.

The post Τα πλεονεκτήματα του EINVOICING για τις μικρές επιχειρήσεις appeared first on ECOS.

Περικοπή δαπανών

Ίσως εκ πρώτης σας φανεί πιο οικονομική η διαχείριση του «δικού σας EDI» σε σύγκριση με το outsourcing σε μια cloud υπηρεσία, αλλά αυτό δεν ισχύει. Το εξειδικευμένο software, το εξειδικευμένο προσωπικό, τα τακτικά updates, η συντήρηση και η επέκταση προστίθενται συνεχώς και συνεπάγονται αυξημένο κόστος, το οποίο σε βάθος χρόνου αποδεικνύεται συχνά δυσβάστακτο. Από την άλλη, το cloud EDI εξαλείφει όλα τα έξοδα λειτουργίας, καθώς η υλοποίηση και η συνολική ευθύνη μετατίθεται στον πάροχο της λύσης.

Επιδόσεις και ευελιξία

Οι παραδοσιακές λύσεις επιτρέπουν (κάποιου βαθμού) customization από πλευράς λειτουργικότητας, αλλά συνήθως δεν είναι ευέλικτες και αδυνατούν να προσαρμοστούν στο business σας. Αντιθέτως, οι cloud λύσεις EDI προσαρμόζονται στις ανάγκες σας και μπορούν να αναβαθμιστούν εύκολα και άμεσα, με ευθύνη του παρόχου, ώστε να ανταποκρίνονται σε διαρκή βάση σε πρόσθετες ή νέες ανάγκες σας (τύποι εγγράφων, πρωτόκολλα, συνεργάτες κλπ.) καθώς η επιχείρησή σας επεκτείνεται.

Πλεονεκτήματα για το ΙΤ

Η λειτουργία ενός συστήματος EDI απαιτεί τεχνογνωσία, την οποία μπορεί να μη διαθέτει το τμήμα ΙΤ, αλλά και σημαντικά καθημερινά tasks που διασφαλίζουν τη βέλτιστη λειτουργία του. Η υιοθέτηση μιας λύσης cloud EDI εξασφαλίζει αυτόματη πρόσβαση σε εκπαιδευμένο, εξειδικευμένο και εξαιρετικά ικανό προσωπικό, γλιτώνοντας το τμήμα ΙΤ από δαπάνες, πολύτιμο χρόνο αλλά πόρους που μπορούν να αξιοποιηθούν για άλλα projects.

Ο παράγοντας ασφάλεια

Οι λύσεις cloud EDI είναι εξαιρετικά ασφαλείς, καθώς προσφέρουν εξελιγμένη κρυπτογράφηση και έλεγχο. Ο πάροχος παρακολουθεί τη λειτουργία του EDI 24/7, οπότε υπάρχει πάντα κάποιος ειδικός που είναι έτοιμος να παρέμβει στην περίπτωση που παρατηρηθεί κάποιο κενό ασφαλείας ή disruption. Επιπλέον, μιας και τα πολύτιμα δεδομένα σας βρίσκονται αποθηκευμένα στο cloud, παραμένουν εξίσου ασφαλή από αναπάντεχες καταστροφές (όπως προβλήματα στο hardware ή το software). Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρησή σας θα συνεχίσει να δουλεύει κανονικά, ακόμα και στην περίπτωση που προκύψει κάποια κρίση.

The post Γιατί οι επιχειρήσεις μετακινούνται στο cloud-based EDI appeared first on ECOS.

Σε πρώτο επίπεδο, το e-invoicing υποστηρίζεται σημαντικά από τις κυβερνήσεις, καθώς βασίζεται σε συγκεκριμένα πρότυπα, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο σύνολο της οικονομικής δραστηριότητας. Δεν είναι τυχαίο ότι τα νομοθετικά σώματα σε όλη την υφήλιο εργάζονται για να ψηφιοποιήσουν τα B2B τιμολόγια. Για παράδειγμα, οι περισσότερες χώρες της Ευρώπης έχουν υιοθετήσει το e-invoicing σε ποικίλους βαθμούς και αναπτύσσουν πρότυπα για την ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ χωρών.

Αφότου το δίκτυο τεθεί σε λειτουργία, το επόμενο εμπόδιο είναι η υιοθέτηση, η οποία είναι σαφώς μία διαδικασία που απαιτεί περισσότερο χρόνο. Επιπρόσθετα, υπάρχουν και άλλα κόστη που θα πρέπει να συνυπολογιστούν προκειμένου να επέλθει η αλλαγή. Δεν είναι τυχαίο ότι κάποιες κυβερνήσεις σκέφτονται την πιθανότητα λήψης οικονομικά επικερδών μέτρων ως κίνητρο για εκείνες τις επιχειρήσεις που υιοθετήσουν το e-invoicing σε σχέση με το έντυπο τιμολόγιο, κάτι που θα ενθαρρύνει όσες από αυτές βρίσκονται στο όριο της υιοθέτησης και είναι έτοιμες να κάνουν το μεγάλο βήμα.

Τα οφέλη του e-invoicing

Τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι πολλαπλά. Κατά πρώτον, είναι ευκολότερο να επιτευχθεί η συμμόρφωση με τις κρατικές οδηγίες για τις επιχειρήσεις και τους διάφορους κλάδους. Αυτό ισχύει γιατί τα back-office συστήματα θα περισυλλέξουν και θα επεξεργαστούν πληροφορίες με ελάχιστη ή μηδενική ανθρώπινη παρέμβαση, με άμεση συνέπεια να μην προκύψουν προβλήματα ασφαλείας.

Επιπρόσθετα, ο αυτοματισμός θα απελευθερώσει πολύτιμο χρόνο για τους εργαζομένους προκειμένου να τον εκμεταλλευτούν σε στρατηγικού τύπου εργασίες. Με τον τρόπο αυτόν, μία επιχείρηση θα μπορεί να διερευνήσει περισσότερες λύσεις χαμηλού κόστους προς μελλοντική υιοθέτηση, αυξάνοντας ταυτόχρονα την ικανότητα της να εξελιχθεί απρόσκοπτα.

Επιπλέον, θα μειωθούν οι καθυστερήσεις πληρωμών, κάτι ιδιαίτερα σημαντικό για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Ταυτόχρονα θα αυξηθεί η ασφάλεια, καθώς οι πληρωμές θα πραγματοποιηθούν μέσω κάποιου έμπιστου παρόχου ο οποίος απαιτεί επαλήθευση τόσο από τον αποστολέα όσο και τον παραλήπτη. Ο πάροχος θα ακολουθήσει αυστηρά πρωτόκολλα ώστε να βεβαιωθεί ότι τα τιμολόγια θα μεταφερθούν μέσω δικτύου με ασφάλεια.

Προκειμένου να μπορεί να ανταποκριθεί στο e-invoicing, η επιχείρηση οφείλει αρχικά να επιλέξει τη διαδικασία ψηφιοποίησης, μεταφέροντας τις λειτουργίες της στο cloud. Εντούτοις, αυτού του τύπου η επένδυση αξίζει μακροπρόθεσμα, δεδομένου ότι επιτρέπει ολοκληρωμένη ηλεκτρονική τιμολόγηση για κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεγέθους ή κλάδου δραστηριοποίησης. Σε τελική ανάλυση, θα επιτύχει στο να αυξήσει το cash flow στις μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις, σε μια win/win κατάσταση για όλους τους εμπλεκόμενους.

The post Γιατί το e-invoicing (πρέπει να) αποτελεί προτεραιότητα για τις SMBs appeared first on ECOS.

Εκτός της ελαχιστοποίησης του διοικητικού κόστους των επιχειρήσεων, τα Ηλεκτρονικά Βιβλία ΑΑΔΕ θα ενισχύσουν τη διαφάνεια των συναλλαγών. Ταυτόχρονα, θα εμπνεύσουν αξιόπιστες σχέσεις μεταξύ της Φορολογικής Διοίκησης και των επιχειρήσεων, προλαμβάνοντας τη φοροδιαφυγή και το λαθρεμπόριο, διευκολύνοντας την επιστροφή φόρου σε όσες επιχειρήσεις το δικαιούνται.

Με βάση τα παραπάνω, οι επιχειρήσεις καλούνται να προσαρμοστούν στα νέα δεδομένα που δημιουργεί η υποχρεωτική τήρηση των Ηλεκτρονικών Βιβλίων της ΑΑΔΕ και μέσω της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Πιο συγκεκριμένα, μέσα από την υπηρεσία ενός παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί να εκδοθεί και να αποσταλεί ηλεκτρονικά οποιοδήποτε παραστατικό πωλήσεων μέσα από μια πλήρως αυτοματοποιημένη διαδικασία. Μία υπηρεσία einvoicing διασυνδέει online την επιχείρηση με την ΑΑΔΕ, διαβιβάζοντας ηλεκτρονικά στην πλατφόρμα myDATA τα δεδομένα των παραστατικών των εσόδων, ταυτόχρονα με την έκδοσή τους στο σύστημα της επιχείρησης.

Συγκεκριμένα, επιλέγοντας μια υπηρεσία παρόχου (όπως η cloud υπηρεσία EINVOICING της SoftOne) έχετε τις εξής δυνατότητες:
– Διασύνδεση με οποιαδήποτε εφαρμογή λογισμικού της αγοράς
– Έκδοση και αποστολή κάθε τύπου παραστατικού πωλήσεων (τιμολόγια, αποδείξεις λιανικής χωρίς τη χρήση φορολογικού μηχανισμού, παραστατικά eShop)
– Έλεγχος και αντιστοίχιση δεδομένων βάσει ΑΑΔΕ
– Διαβίβαση σε πραγματικό χρόνο σύνοψης παραστατικών εσόδων
– Μοναδικού Αριθμού Καταχώρισης (Μ.Α.Ρ.Κ) του αυθεντικοποιημένου παραστατικού από την ΑΑΔΕ
– Μέγιστη ακρίβεια και εξάλειψη πιθανότητας λαθών
– Ειδοποίηση επιτυχίας/ αποτυχίας διαβίβασης

Ήρθε η ώρα για κάθε επιχείρηση να περάσει στην εποχή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, επιλέγοντας την υπηρεσία ενός παρόχου που, πέραν από τα υπόλοιπα πλεονεκτήματα του einvoicing, θα την βοηθήσει να ανταποκριθεί άμεσα και στις απαιτήσεις τήρησης των Ηλεκτρονικών Βιβλίων myDATA.

The post Ηλεκτρονική τιμολόγηση και myDATA, για άμεση εκπλήρωση υποχρεώσεων appeared first on ECOS.

Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, οι επιχειρήσεις καλούνται να αντιμετωπίσουν τελικά την πρόκληση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Ιδίως στο σημερινό πλαίσιο όπου πολλές επιχειρήσεις συνεργάζονται (και) με το δημόσιο τομέα. Αυτό σημαίνει πως πρέπει να εκδώσουν τα τιμολόγιά τους με τυποποιημένο, ηλεκτρονικό και δομημένο τρόπο. Η παράβλεψη ή η αποφυγή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν αποτελεί πλέον επιλογή.

Ωστόσο, δεν αρκεί η εφαρμογή ενός συστήματος ή μιας νέας διαδικασίας. Όσον αφορά τα πρότυπα, τις μεταφορές και τις νομικές απαιτήσεις (περιεχόμενο, έλεγχοι, περίοδοι διατήρησης κλπ.), υπάρχουν διαφορετικοί κανονισμοί σε κάθε χώρα που πρέπει να λάβουν υπόψη οι επιχειρήσεις. Επιπλέον, η νομοθεσία μπορεί να αλλάξει ανά πάσα στιγμή, καθιστώντας απαραίτητη την προετοιμασία για γρήγορη αντίδραση σε τέτοιες αλλαγές.

Για επιχειρήσεις που πρέπει ήδη να εφαρμόσουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση επειδή συνεργάζονται (και) με δημόσιους οργανισμούς, είναι λογικό να χρησιμοποιούν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια για όλους τους συνεργάτες B2B. Βάσει αυτής της λογικής, το e-invoicing μπορεί να θεωρηθεί ως σημείο εκκίνησης του ψηφιακού μετασχηματισμού, κάτι που κρίνεται απολύτως απαραίτητο στο τρέχον περιβάλλον.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι κρίσιμος παράγοντας για την επιτάχυνση της ψηφιοποίησης. Ένας σημαντικός λόγος για αυτό είναι οι μειώσεις κόστους χάρη στον αυτοματισμό. Σύμφωνα με πρόσφατες έρευνες, η παραδοσιακή ή χειροκίνητη επεξεργασία εκδιδόμενων τιμολογίων σε χαρτί ή PDF κοστίζει κατά μέσο όρο > 4 ευρώ. Η ηλεκτρονική επεξεργασία τιμολογίων και λύσεων e-invoicing μειώνει αυτό το νούμερο σε περίπου 80 ή 90 cents.

Οι προκλήσεις και το expertise

Οι λύσεις e-invoicing πρέπει να είναι σε θέση να αντιμετωπίσουν ένα ευρύ φάσμα προκλήσεων. Για παράδειγμα, θα πρέπει να είναι σε θέση να επεξεργάζονται διαφορετικές μορφές εισερχόμενων τιμολογίων και να τις προετοιμάζουν για μεταγενέστερες διαδικασίες όπως για παράδειγμα σήμανση, αυθεντικοποίηση και διαβίβαση σε υπηρεσίες του κράτους, μετατροπή, προσθήκη δεδομένων ή παραγγελιών από συστήματα ERP ή ακόμη και δημιουργία και μεταφορά data records σε συστήματα ERP (των αποδεκτών των τιμολογίων).

Οι εξελιγμένες ολοκληρωμένες λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης -ειδικά οι cloud όπως η υπηρεσία EINVOICING της SoftOne– δεν καλύπτουν μόνο την ανάγκη μεγάλων επιχειρήσεων, αλλά λαμβάνουν επίσης υπόψη τις απαιτήσεις των μικρομεσαίων επιχειρήσεων της αγοράς.

Ωστόσο, η πιο σημαντική πλευρά του θέματος -στο παρόν και για το μέλλον- παραμένει το γεγονός ότι οι επιχειρήσεις είναι σε θέση να χρησιμοποιούν νέες τεχνολογίες και τάσεις, καθώς και τις όποιες αλλαγές στην αγορά προς όφελός τους. Τα αποτελέσματα θα γίνουν άμεσα αντιληπτά στην ανταγωνιστικότητα της επιχείρησης, στην εξέλιξή της και εν τέλει, στην κερδοφορία της.

The post Γιατί το EINVOICING είναι μονόδρομος appeared first on ECOS.